انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه همواره جزو دغدغه های اصلی سازمان های پروژه محور بوده است. بنابراین دانستن اینکه دقیقاً چه معیارهای را باید برای این کار در نظر گرفت و چگونه باید هر کدام از معیار را اندازه گرفت بسیار حائز اهمیت است.

گرچه هر سازمانی برای این امر راه روش خود را دارد ولی در کل میتوان تمام معیارهای در ۲ دسته تعریف کرد: ۱-ساختار کسب و کار ۲-ساختار پروژه در سازمان

ساختار کسب و کار

مدل کسب و کار و فناوری های سازمان اولین هایی هستند که هنگام انتخاب یک سامانه مدیریت پروژه سازمانی باید مورد بررسی قرار گیرند. شما باید بدانید که راهکاری که می خواهید انتخاب کنید آیا در راستای ساختار فعلی سازمان شما می‌­باشد و همچنین آیا به عنوان مثال اگر اغلب ابزارهای سازمان SaaS  هستند بهترین راه انتخاب سامانه های سرویس محور هستند. یا اگر ابزاری برای SSO در سازمان استفاده می­کنید بسیار مهم است که راهکار جدید نیز بتواند از همان طریق احراز هویت بهره جوید.

مسئله دیگر فرهنگ سازمانی است. شاید در نگاه اول به نظر برسد ارزش ها، باور ها و در مجموع فرهنگ سازمانی تاثیر چندانی بر انتخاب PMIS ندارند ولی استقرار کامل یک سامانه مدیریت پروژه سازمانی بسیار وابسته به فرهنگ سازمانی است. افراد در سازمان ها نقش بسیار مهمی دارند و بدون در نظر گرفتن آن ها و اینکه چگونه قرار است با سامانه در ارتباط باشند بسیار در استقرار موفق آن تأثیرگذار است.

نکته مهم دیگر جریان کار ها و فرآیندهای داخلی موجود در سازمان است. اینکه PMO شما در حال حاضر چه فرآیندهایی را در حوزه مدیریت پروژه جاری ساخته است و اینکه اساساً فرآیندهای مدیریت پروژه به چه میزان با سایر فرآیندهای کلیدی سازمان در هم تنیده است، عامل بسیار مهمی در استقرار PMIS است. در این مورد به خصوص سازمان دو راه در پیش دارد: یا اینکه فرآیندهای خود را بر اساس فرآیندهای یک سامانه مدیریت پروژه که best practice ها در خود جای داده تغییر دهد و به عبارتی دست به مهندسی مجدد فرآیندهای خود بزند و یا ابزاری را انتخاب کند که بتواند را در عین دارا بودن best practiceها، امکان سازگار سازی با فرآیندهای داخلی سازمان را نیز داشته باشد.

البته این فرآیندها که بالاتر از آن صحبت شد شامل سامانه های دیگری که داده های پروژه ای در آن ها نگهداری می­شود نیز خواهد بود. این سامانه ها می­تواند یک فایل اکسل ساده، سامانه مالی و یا سامانه های دیگری باشد و نرم افزار PMIS شما باید بتواند سایر داده های مرتبط با پروژه را از این سامانه ها دریافت کند و با داده های خود یکپارچه کند و امکاناً با استفاده از ابزاری چون BI بتواند گزارشاتی جامع در سطح سازمان به شما ارائه دهد و مدیران ارشد سازمان را در تصمیم گیری یاری دهد.

ساختار پروژه در سازمان

پیچیدگی پروژه ها در برابر نیازمندی ها در پروژه باید به عنوان اصلی ترین معیار در نظر گرفته شود. زمان کافی برای شناسایی و تدوین فیچرها و الزامات کارکردی صرف کنید تا اشارف کامل به نیازمندی های پروژه هایتان داشته باشید. برای مثال الزامات مدیریت پروژه برای پروژه های IT می تواند متفاوت از یک پروژه EPC باشد.

اندازه پروژه نیز عاملی دیگر در تصمیم گیری است. باید مطمئن شوید راهکار مدیریت پروژه ای که انتخاب می کنید پاسخگوی نیازهای حال آینده شما در پروژه باشد. به عنوان مثال آیا ذینفعان پروژه از هم دور هستند؟ پروژه های شما دائماً در حال تغییر هستند؟ از rolling wave برای پلن کردن پروژه استفاده می کنید؟ متدولوژی شما Watefall است و یا Agile؟ این سوالات و مواردی از این دست باید به دقت بررسی شوند تا اطمینان حاصل کنید که آیا راهکارهای موجود نیاز شما را پاسخ می دهند یا خیر.

در انتها باید گفت هیچ فاکتور و عامل ثابتی برای انتخاب راهکار مدیریت پروژه سازمانی وجود ندارد و باید جمیع جوانب سنجیده شود تا نسخه ای خاص سازمان و پروژه های همان سازمان تدوین شود و از روی آن نسخه راهکار مناسب انتخاب شود.