مدیریت تدارکات پروژه یک رکن کلیدی در موفقیت پروژه های بزرگ است. طبق تحقیقات صورت گرفته به طور متوسط بیش از 60 درصد منابع پروژه های EPC در ایران به این فاز اختصاص میابد. همچنین به تجربه ثابت شده بخش قابل توجهی از تاخیرات پروژه ها در سالهای اخیر ناشی از عملکرد پروژه در این فاز بوده است. از طرف پیچیده تر شدن تعاملات بین المللی در سالهای اخیر موجب شده مدیریت این فاز به شیوه های سنتی برای پروژه های بزرگ تقریبا غیر ممکن شود.
در شکل ذیل نمودار کلی فرآیند خرید پروژه های EPC در ارتباط با فازهای دیگه به شکل خلاصه آمده است. لازم به ذکر است با توجه به انواع پروژه های موجود و روش اجرا ممکن است جزئیات و یا مراحل دیگری نیز برای چنین نموداری بر اساس موضوع متصور باشد.
1-برنامه ریزی تدارکات
با تکمیل تدریجی لیست مدارک از بخش مهندسی، لیست خرید مواد و تجهیزات (Material Requisition List/Material Take Off) تهیه میشود. بدلیل یکپارچگی موجود بین فعالیتهای خرید، مهندسی و ساخت تمامی مدارک و نقشه های مربوطه به آیتمها و حتی مستندات فرآیندی ایجاد این مدارک که به صورت اتوماتیک در سیستم بوجود آمده عینا به بخش خرید منتقل میشوند.
همچنین برای مدیریت بهتر فرآیند خرید اقلام پروژه که دارای تعداد بسیار زیادی مراحل مختلف است، امکان ثبت و گزارشگیری از تاریخ پیش بینی در کنار تاریخ برنامه و واقعی وجود دارد. این تاریخ به صورت اتوماتیک بوسیله خود سیستم و بر اساس مقایسه تاریخهای واقعی با برنامه ای برای مراحل بعدی تعیین میشود.
2- انتخاب تامین کننده با بکارگیری مدیریت پیمانکاران و تامین کنندگان
دسترسی به پایکاه داده ای قوی از پیمانکاران و تامین کنندگان جهت ایجاد لیست کوتاه تامین کنندگان بالقوه (Potential Vendors) یکی از عوامل موفقیت بخش خرید پروژه هاست.
امکان رتبه بندی پیمانکاران و ارائه آخرین وضعیت هر پیمانکار بر اساس شرایط فعالیت، تراکنشهای مالی، میزان تاخیرات موجه و غیر موجه و … از امکاناتی است که سیستم در این بخش ارائه میکند. با وجود این امکان به مرور زمان پایگاه داده از پیمانکاران به انضمام اطلاعات ذکر شده تشکیل میشود که میتوان از آن به صورت یک پایگاه داده برای حوزه مدیریت دانش سازمان جهت بهبود اجرای پروژه های آتی استفاده کرد.
- صدور MR/MTO
- تعیین روش خرید
- اطلاعات مربوط به ارزیابی فنی مناقصه گذاران – Technical Bid Evaluation (TBE)
- اطلاعات مربوط به ارزیابی بازرگانی مناقصه گذاران – Commercial Bid Evaluation (CBE)
- فرآیند استعلام قیمت/ برگزاری مناقصه
- فرآیند تهیه قرارداد
- فرآیند ابلاغ قرارداد
- صدور دستور خرید Purchase Order
- مدیریت پرداخت به تامین کننده
- مدیریت تضامین
3- جزئیات تهیه تدارک
آماده سازی تدارک بوسیله تامین کننده معمولا دارای جزئیاتی برای بررسی است. بالاخص در مورد اقلامی که نیازمند ساخت بوده، فرآیند بازرسی کیفی (با امکان تعیین Third Party) و کنترلی ساخت حائز اهمیت است. این موارد در ماژول خرید IPMP دیده شده است.
4- دریافت و حمل و نقل
تعیین جزئیات بارگیری و نحوه ارسال (Shipment/Transportation)، نحوه تحویل (FOB,ExWorks,CFR,CIF,…)، و گمرکات در این مرحله در ماژول خرید IPMP مدیریت میشوند.
5- تحویل در کارگاه
در نهایت زمان و شرایط دریافت در کارگاه/ یارد (Yard Arrival/ Receive On Site) در سیستم ثبت و درصورت وجود امکان ارتباط با سامانه مدیریت انبار پروژه، رسید ثبت در انبار پروژه به صورت سیستمی رد و بدل میگردد.
لیست امکانات این ماژول به شرح زیر است:
- امکان ایجاد چرخه ی اختصاصی خرید
- امکان پیاده سازی PMS روی چرخه و ایجاد درصد پیشرفت اتوماتیک
- امکان بارگذاری MTO و اتصال اتوماتیک آن به سطوح مورد نظر در WBS
- یکپارچگی با سایر بخش ها اعم از مهندسی و ساخت؛ در صورت نصب این ماژول ها
- امکان مدیریت تامین کنندگان شامل ایجاد پایگاه داده پیمانکاران، ایجاد Short List، رتبه بندی تامین کنندگان، ثبت سوابق تامین کنندگان، وضعیت تامین کنندگان، برگزاری مناقصه و یا استعلام قیمت، ثبت مکاتبات.
- زمانبندی فعالیتهای خرید از زمان ثبت شماره MR/MTO (Material take off) تا زمان دریافت تجهیز در سایت (Receive On Site /Yard Arrival)
- امکان اقدام به خرید مستقیم از تامین کننده، انجام مناقصه و یا استعلام قیمت از تامین کننده
- چرخش پیشنویس تا تایید نهایی و امضای قرارداد
- یکپارچگی با ماژول مالی و قراردادها؛ در صورت نصب
- مدیریت نسخ MR و امکان دسترسی به تغییرات ایجاد شده تا زمان رخداد خرید
- پایش وضعیت پیشرفت تولید
- مدیریت جزییات بازرسی
- مدیریت حمل و نقل و بیمه
- مدیریت مالی خرید (یکپارچه با ماژول مالی و قراردادها در صورت نصب ماژول)
- کدگذاری بر اساس تنظیمات انجام شده در بخش رویه های شماره گذاری
- امکان پیوست فایل در بخش های مختلف ماژول
- امکان اضافه شدن فیلدهای اختصاصی توسط کاربر در بخش های مختلف ماژول
- ارایه ویجت گزارشات در داشبورد
