در برخی سازمانها در کنار پروژه ها فعالیتها و برنامه هایی شکل میگرد که گرچه با اهداف کلی و کمی سازمان مرتبط هستند اما به صورت مستقیم با پروژه های سازمان ارتباط ندارند. در این سازمانها معمولا برنامه های چند ساله برای بهبود شاخصهای مرتبط با اهداف کمی تدوین شده و سپس به صورت سالانه برنامه های عملیاتی در راستای استراتژی سازمان تدوین و اجرا میشود.
این ماژول با هدف برنامه ریزی یکپارچه سازمانی در تعامل با بخش مدیریت پروژه، جهت مدیریت اجرای برنامه عملیاتی سازمان در واحدهای مختلف و در بازوهای اجرایی مرتبط با سازمان بکارگیری میشود. این ابزار به شفاف شدن فعالیتهای مرتبط با هر بخش از سازمان تا سطح فرد و میزان حرکت این بخشها در راستای برنامه استراتژیک کمک میکند. همچنین با بکارگیری این ابزار میزان انحراف از نزدیک شدن به اهداف و همچنین علل عدم موفقیت ها در هر لحظه و در تمامی سطوح مشخص خواهد بود.
امکانات این ماژول به شرح زیر می باشد:
- تعریف برنامه عملیاتی سالانه در 4 سطح بر اساس برنامه استراتژیک سازمان در فرایند داخلی سامانه
- تعریف بدون محدودیت اسناد بالادستی و گزارشگیری نیل به آنها
- امکان تخصیص فعالیتهای برنامه به بازوهای اجرایی
- امکان تعریف برنامه زمانبندی اجرا
- امکان خوداظهاری فعالیتهای تخصیص یافته بوسیله بازوهای اجرایی در سطوح مختلف سازمانی
- ارزیابی انطباق خوداظهاریهای صورت گرفته بوسیله واحدهای متناظر ذیصلاح بر اساس مستندات
- امکان تعیین علل تاخیر و گزارشگیری از آنها بر اساس میزان تاثیر در انحراف از برنامه
- امکان تبادل نظر بازوهای اجرایی جهت هم افزایی در روشهای اجرای برنامه های مشترک
- امکان پایش میدانی
- ارائه گزارشات در سطوح سازمان و برنامه عملیاتی از بالاترین سطح تا جزئی ترین سطوح
- امکان موجه کردن دلایل بازوها برای انحراف و حذف موارد موجه در زمان گزارش گیری
- ثبت و گزارشگیری تمامی اجزاء فرایند و تاریخچه
- کدگذاری اتوماتیک سطوح برنامه عملیاتی
- امکان برچسب گذاری دلخواه و گزارش گیری از موارد با برچسب خاص
- ارائه گزارشات ارزیابان
- امکان تعریف و گزارشگیری از دستگاههای همکار
- ثبت بودجه مصوب و تخصیص یافته و ثبت هزینه ها و ارائه انواع گزارشات مقایسه ای
- امکان تعریف زیر برش (واحد های ذیل بازوهای اجرایی)
ساختار ماژول مدیریت و ارزیابی برنامه های عملیاتی
سه ساختار اساسی شامل ساختار برنامه عملیاتی، ساختار بازوهای اجرایی و ساختار سازمانی مشخص کننده ارتباط اجزای برنامه عملیاتی سالانه در این ماژول هستند. در ادامه این ساختارهای معرفی میشوند
ساختاربرنامه عملیاتی
برنامه عملیاتی در این ماژول شامل چهار سطح اصلی و یک سطح فرعی است
1- اهداف راهبردی (کلی – SO)
اهداف راهبردی در هر سال به همراه وزن نسبی در سامانه ثبت خواهند شد. در صورت تمایل شما این اهداف در چارچوب منظرهای گوناگون دسته بندی می¬گردد و ارتباطات متقابل بین انها نیز در صورت سفارش مشتری، قابل تعریف است. نکته مهم در این خصوص این است که در سیستم اهداف راهبردی با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف راهبردی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود. اهداف راهبردی در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی می¬شوند.
2- اهداف عملیاتی (کمی – PO)
اهداف عملیاتی ذیل اهداف راهبردی به همراه وزن نسبی ثبت خواهند شد. اهداف عملیاتی نیز در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی میشوند. همچنین همانند اهداف راهبردی ، اهداف عملیاتی نیز با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف عملیاتی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود و وضعیت را بر اساس اهداف تدوین شده در سالهای مختلف مقایسه کرد.
هدفگذاری اهداف کمی
در سطح اهداف کمی سازمان میتواند هدفگذاری سالانه انجام دهد. معمولا اعداد اهداف نشئت گرفته از اسناد بالادستی سازمان است (این ارتباط در بخش اسناد بالادستی قابل ایجاد است). این هدف گذاری به همراه ثبت میزان بازخورد پارامترها از محیط میتواند به سازمان در جهت ارزیابی موفقیت و میزان اثر برنامه عملیاتی جهت نیل به اهداف کمی کمک کند.
سطح فرعی: دسته بندی اهداف کمی
برای تطابق با سازمانهایی که سطوحی بین اهداف کمی و کلی دارند، در سامانه امکان دسته بندی وزندار اهداف کمی وجود دارد.
3- فعالیت اصلی (برنامه ها)
فعالیت اصلی در ذیل هر هدف عملیاتی تعریف میشوند. فعالیتهای اصلی به دو دسته تقسیم میشوند: فعالیتهای اصلی مشترک و فعالیتهای اصلی اختصاصی. گزارشات و آمارهای سیستم همگی از فعالیتهای اصلی مشترک ناشی می¬شوند. فعالیتهای اصلی اختصاصی بوسیله واحدهای بخشی تعریف شده و بوسیله خود آنها مدیریت می¬شوند. کدگذاری فعالیتهای اصلی میبایست به گونه ای باشد که فعالیتهای اصلی اختصاصی دارای کد متفاوتی باشند. کلیه فعالیتهای اصلی مشترک سال بوسیله مدیر سیستم و در ابتدای همان سال (یا انتهای سال قبل) وارد سیستم می¬شوند. اما فعالیتهای اصلی اختصاصی، بوسیله واحدهای بخشی قابل تعریف هستند. همچنین امکان ویرایشهای دوره ای نیز در این ماژول با ملاحضاتی فراهم شده است.
بودجه بندی: فعالیتهای اصلی دارای تخمین هزینه هستند که همگی به ارز ریال ثبت میشوند.
اسناد بالادستی:
همچنین فعالیتهای اصلی دارای هیچ، یک یا چند سند بالادستی مرتبط (برنامه ششم، سیاستهای کلی اقتصاد مقاومتی، سیاستهای کلی سلامت، مصوبات شورای راهبردی طرح تحول و امثال آنها) هستند که از یک لیست قابل انتخاب میباشند. بخشی از سند بالادستی که مرتبط با فعالیت اصلی هست نیز در این ارتباط مشخص میشود. سامانه دارای بخشی به نام اسناد بالادستی است که اسناد بالادستی مرتبط با سازمان به همراه جزئیات آن برای ارتباط هر چه بهتر با برنامه عملیاتی در آن ثبت میشود. در مورد این بخش در همین سند شرح کاملتری ارائه شده است.
واحد/دفتر متولی:
بخشی از سازمان است که عملا مسئول اجرای فعالیت اصلی است.
4- اقدام (فعالیت)
اقدامات مشترک در ذیل فعالیتهای اصلی مشترک بوسیله ادمین سیستم قابل افزوده شدن میباشند و مجموع اوزان آنها از فعالیت اصلی بالاسری 100 خواهد بود. برای هر اقدام شرحی ثبت میشود. اقدامات داری زمانبندی هستند. اقدامات دارای برش بخشی هستند.
مجری: مجری اقدام میبایست مشخص باشد. مجری اقدام به دو شکل مجری حقوقی و مجری حقیقی است و هر اقدام تنها یک مجری حقوقی و یک مجری حقیقی میتواند داشته باشد. مجری حقوقی معمولا متناظر دفتر متولی فعالیت اصلی است. مجری حقیقی نام فردی است که بوسیله واحد بخشی (یا ستاد برای فعالیتهای اصلی ستادی) برای اقدام وارد میشود.
مسئول ارزیابی: به ازای هر فعالیت اصلی و هر اقدام (در ستاد وزارتخانه و هر یک از واحدهای بخشی)، یک نفر به عنوان «مسئول ارزیابی» تعیین شده است. مسئول ارزیابی ﺑﻪ ﻓﺮدي (اعم از مدیر یا کارشناس) اطلاق میگردد ﻛﻪ ﻫﻤﻮاره از ﻣﻴﺰان ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن فعالیت اصلی یا اقدام ﻣﻄﻠﻊ اﺳﺖ؛ ﮔﻠﻮﮔﺎهﻫﺎ و ﻣﻮاﻧﻊ ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن را ﻣﻲﺷﻨﺎﺳﺪ، ﺑﺎ ﻓﺮﺻﺖﻫﺎي ﭘﻴﺶ رو آﺷﻨﺎﺳﺖ و ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪ راهﺣﻞﻫﺎي ﺧﻼﻗﺎﻧﻪاي ﺑﺮاي ﺧﺮوج از ﺑﻦﺑﺴﺖﻫﺎي اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎد ﻛﻨﺪ. مسئول ارزیابی موظف است تا دهم هر ماه (یا زمان تعیین شده در دوره ارزیابی)، میزان پیشرفت هر یک از اقدامات مرتبط با خود را تا پایان ماه قبل را در سامانه درج کرده و مستندات و شواهد مورد نیاز دال بر پیشرفت هر اقدام را نیز در سامانه بارگذاری نماید. همچنین مسئول ارزیابی موظف است در صورتی که یک اقدام بیش از 5 درصد نسبت به زمانبندی تاخیر داشته باشد (% 5- =< انحراف اقدام)، دلیل انحراف آن را نیز در سامانه درج نماید.
محاسبه پیش بینی: با توجه که نحوه محاسبه پیشبینی هر اقدام در طول زمان تا این لحظه اعلام نگردیده است، پیشنهاد ما محاسبه خطی پیشرفت اقدامات (ساده ترین حالت) میباشد. بدین معنی که اقدامی که 20 درصد از زمان آن گذشته است انتظار میرود که 20 درصد نیز پیشرفت داشته باشد.
ثبت تاریخچه تغییرات: جهت کاربری بهتر، تاریخچه عملیات و تغییرات صورت گرفته روی اقدام ثبت می¬شود.
نشانگرها: اقدامات می¬توانند دارای نشانگر باشند. نشانگر متنی است که ستاد بر اساس آن شرایط بررسی میزان انطباق پیشرفت اقدام را اعلام می¬دارد
ساختار سازمانی
در برنامه عملیاتی ساختار سازمانی در 2 سطح حوزها (معاونتها) و دفاتر تقسیم میشود. این ساختار در بازوهای اجرایی تکرار میشود. نکته مهم در این دسته بندی این است که در تمامی دفاتر و حوزه های موجود در بازوهای اجرایی میبایست متناظری در ستاد داشته باشند. این تناظر به این علت است که در فرایند ارزیابی انطباق، مسئولیت ارزیابی انطباق در هر دسته بندی سازمانی در بازوهای اجرایی، متناظر ستادی آن خواهد بود.
بازوهای اجرایی
بسیاری از سازمانها دارای ساختارهای تکراری در زیر مجموعه خود هستند. برای مثال واحدهای استانی، دفاتر جغرافیایی و … این بازوها میتوانند به صورت برش وظایف خود را نسبت به فعالیتهای سازمان دریافت کنند. در واقع فعالیتها به بازوهای اجرایی برش میخورند/ تخصیص میابند. بنابراین فعالیتهای مختلف برنامه عملیاتی میتوانند بین یک یا چند بازوی اجرایی مشترک بوده، ستادی باشند یا فرضا بین تمامی بازوهای اجرایی و ستاد مشترک باشند.
روش اجرا:
دوره های ارزیابی
ارزیابی برنامه راهبردی-عملیاتی در دوره های زمانی از پیش تعیین شده انجام می¬شود. شروع و خاتمه زمان خود اظهاری و ارزیابی انطباق (معمولا بازه های 10 روزه) در هر دوره بوسیله مدیر سامانه تعیین میشود.
پیشرفت خوداظهاری
بر روی هر اقدام پیشرفت ثبت می¬شود. ثبت پیشرفت هر اقدام بر عهده مسئولان ارزیابی ستادی یا بخشی انتخاب شده برای آن اقدام خواهد بود. پیشرفت در هنگام ثبت نیازمند بارگذاری مستندات و شواهد خواهد بود.
همچنین در زمان ثبت پیشرفت خود اظهاری برای یک اقدام در صورتی که میزان پیشرفت ثبت شده از پیش بینی به میزان مشخصی (به صورت پیش فرض 5 درصد) کمتر باشد سامانه از کاربر میخواهد که علت انحراف را از لیستی مشخص کند و در صورت تمایل در باره آن شرح دهد.
امکان ثبت پیشرفت به مقدار بیش از پیش بینی و یا کمتر از آخرین میزان اظهار شده قبلی در سامانه وجود نخواهد داشت.
ارزیابی میدانی
در صورت تخصیص مسئول ارزیابی میدانی به اقدامات، فرد تعیین شده می¬تواند نسبت به ثبت ارزیابی میدانی برای اقدامات واحدهای بخشی مختلف مبادرت ورزد.
کدگذاری موجودیتها
برای موجودیت¬های اهداف راهبردی، اهداف عملیاتی، فعالیتهای اصلی و اقدامات یک روش کد گذاری اتوماتیک تعریف خواهد شد و در سطوح مختلف پیاده سازی می¬شود. همچنین فعالیتهای اصلی و اقدامات اختصاصی و مشترک کد جداگانه ای می-گیرند.
سطوح دسترسی
کاربران در دو سطح تعریف می¬شوند. در سطح ستاد کاربران راهبر و همچنین ارزیابیی ستادی و مسئولان ارزیابی انطباق و میدانی تعریف می¬شوند. در سطح بخشهای مختلف سازمان، کاربرِ مدیر ارزیابی بخش می¬تواند کاربران ارزیابی برای فعالیتهای اصلی بخش را تعریف کنند. لازم به ذکر است علاوه بر اقداماتی که در سطح بخش صورت می¬گیرد برخی اقدامات مشابه که بر اساس فعالیت¬های اصلی ستادی تعریف می¬شوند در سطح ستاد شکل می¬گیرند. بنابراین ستاد در این زمینه مشابه یکی از بخش های دیگر سازمان خواهد بود.
نقشهای کاربران در این سیستم به شرح ذیل است:
مدیر سیستم:
- امکان تعریف اهداف راهبردی، عملیاتی و فعالیتهای اصلی مشترک و اقدامات مشترک ذیل آنها را با تمام جزئیات دارد.
- امکان مشخص کردن برش بخشی اقدامات مشترک
- امکان تعریف کاربران ستادی، مسئولین ارزیابی ستادی، مسئولین ارزیابی انطباق و میدانی و معاونتهای ستادی را دارد
- امکان ارسال اعلانات به تمامی کاربران را دارد.
مسئول ارزیابی بخشی:
- امکان تعریف فعالیتهای اصلی اختصاصی را (در صورتی که بوسیله مدیر سیستم فعال شده باشند) دارد.
- امکان ارسال اعلانات به تمام کاربران بخش را دارد.
- امکان دریافت انواع گزارش در سطح بخش را دارد.
مسئول ارزیابی ستادی:
- همانند مسئول ارزیابی بخشی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول ارزیابی بخشی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد داراست.
- علاوه بر این مسئول ارزیابی ستادی می¬تواند:
- مسئول ارزیابی انطباق اقدامات اصلی را از بین کاربران ستادی مشخص نماید
- گزارشات مرتبط با پیشرفت و ارزیابی انطباق حوزه های مختلف را از سیستم دریافت کند.
مسئول ارزیابی حوزه بخشی:
- امکان ورود پیشرفت برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد
- امکان ثبت علت تاخیر برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد.
- امکان آپلود فایل مستندات پیشرفت را برای اقدامات دارد.
- امکان دریافت انواع گزارش در سطح حوزه مربوط به خود در بخش را دارد.
مسئول حوزه ستادی:
- همانند مسئول ارزیابی حوزه بخشی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول ارزیابی حوزه بخشی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد در یک حوزه خاص را داراست.
علاوه بر این مسئول ارزیابی حوزه ستادی میتواند:- مسئول ارزیابی انطباق فعالیتهای اصلی را از بین کاربران ستادی مربوط به حوزه خود مشخص نماید.
- گزارش پیشرفت بخشها در حوزه مربوط به خود را به تفکیک بخشی و دفتر به دفتر دریافت کنند.
کاربر بخشی:
- امکان قرار گرفتن به عنوان مسئول ارزیابی اقدام
- امکان ثبت پیشرفت و الصاق مدارک
- مشاهده تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود
کاربران ستادی:
- تمامی امکانات یک کاربر بخشی را در حوزه ستاد داراست.
علاوه بر این می¬تواند:- به عنوان مسئول ارزیابی انطباق بوسیله مسئول حوزه ستادی انتخاب گردد.
- نسبت به ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود مبادرت ورزد.
- تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقداماتی که به عنوان مسئول ارزیابی انطباق آنها انتخاب شده را مشاهده کند.
گزارش گیری
بخش گزارش گیری امکان دریافت گزارشات بر حسب انواع پارامترهای مورد نیاز در حوزه اقدامات، فعالیت¬های اصلی، اهداف عملیاتی و اهداف راهبردی را خواهد داشت. این بخش در هر حوزه امکان خروجی به اکسل و همچنین کم و زیاد کردن ستونهای مورد نیاز برای گزارش را در اختیار کاربر قرار می¬دهد. در زمان تنظیم این سند مجموع این گزارشات به بیش از 100 گزارش میرسد.
- پیشرفت تفکیکی بر روی نمودار S
- گزارش گیری به تفکیک حوزه ها
- گزارش گیری به تفکیک دفاتر
- گزارش گیری به تفکیک بخشها
- نمودار گانت برنامه عملیاتی
- گزارش گیری به تفکیک اقدامات، فعالیتهای اصلی، اهداف راهبردی و اهداف کمی
- گزارش گیری علل انحراف و انحرافات موجه و ناموجه
- گزارشات مرتبط با کلان مناطق
- گزارشات اسناد بالادستی
- گزارشات تحقق برنامه ها
- گزارش ارزیابان
- گزارشات نظارت بر ارزیابان
- گزارشات برچسبها
- گزارش دستگاههای همکار
داشبورد قابل شخصی سازی
یکی از اصلی ترین قابلیتهایی که این سامانه ارائه میدهد امکان دسترسی به گزارشات سیستم در قالب داشبوردهای قابل شخصی سازی است. این داشبوردها به کاربر اجازه میدهد گزارشاتی را در قالب بخشهایی به نام ویجت که به راحتی از منوی داشبورد قابل کشیدن و رها شدن در صفحه هستند را در محل مناسب خود قرار دهند تا در نگاه اول به اطلاعاتی که از نظر خود مهم می¬داند، دسترسی داشته باشند. این ویجتها معمولا قابلیت حرکت به سمت جزئیات (Drill-Down) را خواهند داشت.
برنامه اختصاصی
علاوه بر برنامه عملیاتی مشترک، مسئولان ارزیابی بازوهای اجرایی میتوانند در قالب “برنامه اختصاصی” اقدام به تعریف برنامه ها و فعالیتهای مختص به خود ذیل اهداف کلی و کمی مجموعه کرده و با تخصیص آنها به کاربران ذیل خود در بازه های خوداظهاری و ارزیابی انطباق اقدام به ارزیابی برنامه اختصاصی خود نمایند. اطلاعات و گزارشات این برنامه ها نزد خود بازوی اجرایی باقی مانده و جنبه مدیریت عملکرد داخلی دارد.
دیگر ساختار کمکی
علاوه بر موارد ذکر شده، امکانات تکمیلی دیگری برای اجرای برنامه عملیاتی در سامانه دیده شده که در ادامه برخی از آنها ذکر میشوند.
مدیریت اسناد بالادستی
امکان ثبت اسناد بالادستی به همراه جزئیات شامل ماده، بند، جزء و تبصره در سامانه وجود دارد.
مدیریت کلان مناطق
امکان گروه بندی بازوهای اجرایی در دسته هایی به نام کلان مناطق وجود دارد. در اینصورت امکان تجمیع گزارشات هر دسته وجود داشته و علاوه بر آن میتوان یکی از بازوهای اجرایی هر کلان منطقه را به عنوان مسئول آن کلان منطقه تعیین کرد و مسئول کلان منطقه مذبور میتواند به گزارشات بازوهای ذیل خود دسترسی داشته باشد.
ارزیابی عامل سوم
در اجرای برنامه عملیاتی ممکن است ارزیابی برخی فعالیتها بوسیله عواملی خارج از دفاتر ستادی صورت بگیرد. این کار در سامانه ارزیابی ممکن است. این امکان به ارزیابی عامل سوم موسوم است.
مدیریت سازمانهای نظارتی و سازمانهای همکار
با توجه به اینکه سازمانها معمولا به سازمانهای دیگری به عنوان سازمانهای ناظر و همکار مواجه هستند، با ارتباط دادن برنامه ها به سازمانهای نظارتی و همکار میتوان گزارشات مرتبط را به این سازمانها ارائه داد.
کارتابل تحقق برنامه ها
در انتهای سال ارزیابی حوزه ها میتوانند در کارتابل تحقق برنامه ها علت تحقق یا عدم تحقق برنامه ها را اعلام نمایند. این علل برای ارائه گزارشات به سازمانهای نظارتی و سطوح مدیریتی بکار میرود. بعلاوه امکان تایید و یا رد علل مطرح شده بوسیله مدیر سامانه وجود دارد.