یکی از مهم‌ترین کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه این است که بتواند برای ذینفعان پروژه اطلاعات دقیق و قابل استناد را فراهم نماید. در دسترس بودن اطلاعات و آگاهی به موقع از وقوع رخدادها در پروژه‌های سازمان نقش کلیدی در تصمیم گیری مدیران و ذینفعان پروژه دارد. غالباً در روش‌های غیر سیستمی اطلاعات یا با تاخیرهای زمانی در اختیار تصمیم گیران قرار می‌گیرد و یا به دلیل ضعف در جمع آوری اطلاعات، نمی‌توان به آنها اعتماد کرد.
ماژول هشدار هوشمند در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP این امکان را فراهم می‌آورد تا تمامی ذینفعان پروژه از اتفاقات و رخدادهای پروژه به لحظه مطلع شوند و از سوی دیگر با یادآوری و اطلاع رسانی به موقع باعث می‌شود که فرایند ثبت و صحت سنجی اطلاعات نیز با سرعت و دقت بالاتری صورت پذیرد.
کارکرد اصلی
در ماژول هشدار هوشمند می‌توان برای بخش‌های مختلف در نرم افزار مدیریت پروژه رخدادهای متفاوتی را تعریف نمود. برای هر رخداد می‌توان نحوه اطلاعات رسانی، نوع پیام، متن پیام و نقش‌های مرتبط با رخداد را تعریف نمود. حال در صورت وقوع رخداد، نرم افزار مدیریت پروژه به صورت خودکار اقدام به ارسال پیام‌های مربوطه از طریق روش‌های تعریف شده، به ذینفعان نموده و با به اشتراک گذاری موضوع باعث می‌شود که تمامی کاربران از وضعیت پروژه در نرم افزار مدیریت پروژه آگاه شوند. به عنوان مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود یک قلم کاری به مرحله‌ای از اجرا
- ورود یک قلم کاری به کارتابل شما برای انجام اقدامات بعدی
- عدم تعیین تکلیف صورت وضعیت یک پیمانکار با وجود گذشت زمان
- اطلاع رسانی میزان پیشرفت پروژه
- اعلام هشدار در خصوص رسوب مواردی در کارتابل و یادآوری زمان‌ها
- اطلاع از تاخیرهای پروژه و علل آنها
- اطلاع از ریسک‌های پروژه و اثرات آنها
- …
موارد فوق تنها اندکی از رخدادهایی است که می‌توان در ماژول هشدار هوشمند نرم افزار مدیریت پروژه IPMP تعریف نمود. این ماژول کاملاً داینامیک است و کاربر ادمین سازمان شما می‌تواند انواع رخدادها را در این ماژول تعریف نماید.
روش‌های اعلام هشدار
در ماژول هشدار هوشمند نرم افزار مدیریت پروژه IPMP، هشدارها از 3 روش اعلام می‌گردند.
- پیامک
در این روش می‌توان متن پیام مورد نظر را با پارامترهای مربوط به رخداد ادغام نمود. به طور مثال می‌توان میزان انحراف از برنامه زمان بندی را در پروژه‌ای مشخص نیز در متن پیام آورده و از طریق پیامک اطلاع رسانی نمود.
یکی از الزامات این روش آن است که سازمان بستر ارسال پیامک سازمانی داشته باشد. این بستر از طریق سرویس به نرم افزار مدیریت پروژه IPMP متصل می‌شود و پیامک به کاربران مربوطه به صورت خودکار ارسال خواهد شد.
- ایمیل
در این روش نیز مطابق روش قبل پیام مربوطه در سامانه تعریف خواهد شد. طبیعتاً در بستر ایمیل امکان ارسال اطلاعات بیشتری نیز وجود دارد. در نهایت پیام مورد نظر از طریق سرور ارسال ایمیل سازمانی به کاربران مربوطه ارسال خواهد شد.
- پیام داخلی
در این روش نیز نحوه تعریف پیام مطابق روش‌های قبلی است و اطلاع رسانی یا از طریق ماژول چت در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP صورت می‌پذیرد و یا از طریق سرویس به سامانه اتوماسیون اداری متصل شده و پیام از این طریق ارسال می‌شود.
شرط گذاری
یکی از قابلیت‌های مهم این ماژول آن است که می‌تواند برای رخدادهای متفاوت شروطی را نیز در نظر گرفت. به طور مثال اگر میزان انحراف از برنامه زمان بندی بیش از 20 درصد بود آنگاه رخداد اتفاق افتد و اطلاع رسانی صورت پذیرد و یا در مثالی دیگر می‌تواند گفت در صورتیکه صورت وضعیت در کارتابل یک کاربر بیش از 5 روز بدون اقدام باقی ماند آنگاه یادآوری لازم به کاربر، مدیران و سایر ذینفعان صورت پذیرد.
این شروط با استفاده از پارامترهای موجود در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP و به صورت کاملاً داینامیک می‌تواند تعریف شد. لازم به ذکر است که رخدادها تنها یکبار تعریف می‌شوند و می‌تواند در پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
تعداد رخدادها
در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP محدودیتی برای تعداد رخداد وجود ندارد و کاربر ادمین می‌تواند برای هر پروژه به هر تعدادی رخداد تعریف کند. این امر به سازمان کمک می‌کند تا بتواند تمامی اطلاع رسانی‌ها و هشدارهای مربوط به پروژه‌ها را به لحظه به ذینفعان اعلام نماید.