نرم افزار مدیریت پروژه IPMP

IPMP در مدیریت ابعاد مختلف پروژه به مدیران پروژه در سطوح مختلف کمک میکند:

از بعد زمان، هزینه و منابع:

ستون فقرات مدیرت اجرای یک پروژه شکست کار (WBS) آن است. با این وجود اطلاعاتی که برای بروز رسانی وضعیت فعالیتهای یک WBS مورد نیاز است معمولا در خارج از ساختار WBS قرار میگیرد. در حالی که بسیاری از سازمانها جهت مدیریت WBS از نرم افزارهای عمومی کنترل پروژه نظیر MSP و Primavera بهره میبرند، نحوه مدیریت اطلاعاتی که باعث به روز رسانی این WBS میشوند در سازمانهای مختلف متفاوت است.

اغلب سازمانها با توجه به گسترگی پروژه معمولا از روشهایی شامل جمع آوری دستی و استفاده از نرم افزارهای صفحه گستره مانند Excel برای مدیرت اطلاعات جانبی فعالیتها استفاده میکنند. برای مثال استفاده از یک فایل Excel به عنوان MDR در کنار WBS موجود در Primavera و یا MSP در بخش مهندسی پروژه های EPC مرسوم است. همچنین در پروژه های ساختمانی نیز اطلاعات مورد نیاز برای به روز رسانی WBS معمولا به شکل چک لیستهای فیزیکی ذخیره میشوند.

در این شرایط سازمانها با مشکلات بسیاری از قبیل نحوه جمع آوری اطلاعات از پیمانکاران، یکسان سازی فرمت اطلاعات بعد از جمع آوری، استخراج اطلاعات اصلی از اطلاعات جمع آوری شده و در نهایت به روز آوری WBS با استفاده از این اطلاعات مواجه هستند. چرخه دریافت اطلاعات از پیمانکاران به شیوه های مختلف (Email، Fax، انتقال فایل و …) و پردازش آنها و به روز آوری گزارشات پروژه در بسیاری از پروژه های بزرگ، به اندازه ای زمان میبرد که تمامی گزارشات بدست آمده در بهترین حالت نمایانگر وضعیت پروژه در هفته های قبل هستند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین IPMP با جمع آوری اطلاعات از پایین ترین سطح پروژه و با فرمتهای مورد نیاز، بعد از طی کردن چرخه های تعیین شده، به صورت اتوماتیک از اطلاعات جمع آوری شده در جهت به روزآوری گزارشات پروژه، منابع اختصاص یافته به فعالیتها و هزینه های پروژه استفاده میکند. این کار با مفهوم گونه های اطلاعاتی صورت میگیرد.

یک گونه اطلاعاتی، فرمتی از ورود اطلاعات است که در چرخه تعریف شده خود قرار گرفته و پر شدن بخشهای مختلف اطلاعات در این فرم با توجه به چرخه فرم موجب تعیین پیشرفت فعالیت بالا سری آن گونه اطلاعاتی میگردد.
با انتقال کار ورود اطلاعات از دفتر کنترل پروژه به محل ایجاد اطلاعات و همچنین اتوماتیک کردن جریان چرخش، تایید و پردازش اطلاعات، IPMP باعث کاهش هزینه های مدیریت پروژه میشود.

از بعد ارتباطات پروژه:

تمامی فعالیتهای پروژه و زیر مجموعه های آنها (از قبیل نقشه ها، آیتمهای خرید و …) در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP از نظر دسترسی قابل تنظیم هستند. بعلاوه این دسترسی ها در چرخه های کاری تعیین شده قرار میگیرند که باعث میشود که برای مثال یک پیمانکار در یک مرحله از پروژه اطلاعات بخشی از پروژه و یا حتی یک آیتم روی یک فرم اطلاعات را مشاهده کند اما در زمانی دیگر نتواند به آن دسترسی داشته باشد.
صفحه ویرایش یک گونه اطلاعاتی ساده شامل اطلاعات زمانی، پیشرفت، وضعیت چرخه و تاریخچه تغییرات و اسناد الحاق شده

با تنظیم دقیق چرخه های کاری که بوسیله سازمان و با مشاوره مهندسین مدیریت پروژه شرکت ایده ورزان سیستم انجام میشود، اطلاعات درسازمان به شکل بهینه به جریان می افتد.

همچنین IPMP باعث از بین رفتن شکاف زمانی مابین رخدادهای پروژه و به روزآمد شدن گزارشات میشود.

از بعد مدیریت دانش پروژه:

تمامی فعالیتهای پروژه در IPMP ثبت میشود. مدارک پروژه اعم از انواع فایل در بخش مدیریت مدارک پروژه نگهداری میشوند. علاوه بر این کاربران میتوانند هر فایلی را روی هر فعالیت پروژه اضافه کنند. این فایلها قابلیت جستجو داشته و نسخه های مختلف آنها قابل دستیابی هستند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین IPMP امکان مقایسه زمانبندیهای مختلف پروژه، هزینه های پروژه در طول زمان، مواد مصرفی ، تجهیزات مورد نیاز و … را در یک پروژه و یا بین پروژه های مختلف داراست. بنابراین شرکتها و سازمانها میتوانند برای تخمین وضعیت پروژه های آتی از این اطلاعات بهره ببرند. حوزه فعالیت IPMP در بخش مدیریت دانش در حال توسعه و بهبود است. برای اطلاعات بیشتر به بخش مدیریت دانش پروژه مراجعه فرمایید.