توجه: سیستم مدیریت پروژه یک نرم افزار نیست. بلکه مجموعه ای از رویه های سازمان در راستای اجرای پروژه است.

کلمه “سیستم” دو تعریف مجزا دارد: مجموعه اصول و رویه هایی که چگونگی انجام کار را نشان می دهد.
مجموعه ای از قطعات که یک مجموعه کامل را تشکیل می دهند.

بنابراین بسته به این که شما از چه تعریفی استفاده می کنید ، یک سیستم مدیریت پروژه نیز می تواند دو معنی متفاوت داشته باشد.

الف – معنای اول: به کل سیستم فرآیندها و اصول مربوط به نحوه تکمیل یک پروژه اشاره دارد. این تعریف شامل کلیت مدیریت پروژه و نحوه ارتباط آن با بقیه سازمان است.

با این تعریف سیستم مدیریت پروژه می تواند به شش زیر سیستم زیر تقسیم شود:

تسهیل سازمانی: این زیر سیستم برای ساماندهی اعضای تیم پروژه در ساختار سازمانی کاربرد دارد. در بسیاری از سازمانها ساختار ماتریسی وجود دارد که اعضای پروژه به یک رئیس عملکردی و همچنین یک رئیس پروژه گزارش می دهند. این زیر سیستم با ایجاد ساختار سازمانی و قرار دادن افراد در درون خود سروکار دارد.
برنامه ریزی پروژه: این زیر سیستم به برنامه ریزی پروژه ها ، طرح ها و پورتفولیو پروژه می پردازد.
کنترل پروژه: این زیر سیستم شامل کلیه فرآیندها و رویه های در جهت کنترل پروژه است.
اطلاعات مربوط به مدیریت پروژه: اصول و رویه های مدیریت اطلاعات همه تحت این سیستم فرعی قرار دارند. این می تواند شامل همه چیز از برنامه های ارتباطی گرفته تا پایگاه داده های دانش باشد.
تکنیکها و روشها: این زیر سیستم شامل کلیه تکنیکهای علوم مدیریت است که در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. برای مثال میتوان از CPM (مدل سازی مسیر بحرانی) ، PERT (تکنیک ارزیابی و بررسی طرح) و شبیه سازی مونت کارلو نام برد.
محیط فرهنگی: این زیر سیستم شامل فرهنگ سازمان در مورد مدیریت پروژه است. این مربوط به نحوه مشاهده و انجام مدیریت پروژه در شرکت است. به عنوان مثال ، آیا کارمندانی که مستقیماً در مدیریت پروژه درگیر نیستند ، مدیریت پروژه را درک و پشتیبانی می کنند؟ آیا آنها حتی از پروژه هایی که در سازمان اتفاق می افتد آگاه هستند؟

ب- معنای دوم: عموماً مربوط به فناوری یا نرم افزار مدیریت پروژه است. بیشتر ادبیات ارجاع شده به سیستم های مدیریت پروژه در مورد این نوع سیستم صحبت می کنند. این معنی مرتبط با نرم افزارها و ابزارهایی است که برای برنامه ریزی ، سازماندهی و مدیریت پروژه های پیچیده مورد استفاده قرار می گیرد. اینها می توانند شامل نرم افزاری عمومی مانند برنامه های صفحه گسترده و ارسال ایمیل باشند. همچنین ممکن است نرم افزارهای اختصاصی مدیریت پروژه مانند IPMP را شامل شود.