هر چند مدیریت پروژه از قرنها قبل به صورت غیر رسمی انجام میشده است، اما در اواسط قرن بیستم به عنوان یک حرفه و تخصص متمایز شناخته شد. در همین راستا در ایالات متحده موسسه مدیریت پروژه یا (PMI) در اواخر دهه 60 میلادی به عنوان یک نهاد غیر انتفاعی غیر دولتی با هدف ایجاد انسجام در حوزه مدیریت پروژه شروع به کار کرد. این موسسه یک کتابچه راهنما با عنوان “راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه” (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) با عنوان مخفف PMBOK را به چاپ میرساند. هدف PMBOK شناسایی مولفه های متعدد فرآیند مدیریت پروژه است. این مجموعه شامل ترکیبی از روشهای سنتی اثبات شده و مرسوم به همراه روشهای نو آورانه ای است که در این حیطه ارزش و تاثیر آنها مورد اجماع عمومی است. نسخه اول این راهنما در سال 1996 منتشر شد و جدیدترین نسخه موجود آن نسخه 6 است که در سال 2016 تدوین شده است.

PMBOK چه میگوید

بهروشهای مورد توصیه PMBOK در 10 بخش ارائه شده اند. به هر کدام از این بخشها یک حوزه دانشی یا (Knowledge Area) می گویند. 10 حوزه دانشی مورد توجه PMBOK در نسخه 6 به ترتیب عبارتند از:

  1. مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
  2. مدیریت محدوده (Scope Management)
  3. مدیریت زمانبندی (Schedule Management)
  4. مدیریت هزینه (Cost Management)
  5. مدیریت کیفیت (Quality Management)
  6. مدیریت منابع (Resource Management)
  7. مدیریت ارتباطات (Communication Management)
  8. مدیریت ریسک (Risk Management)
  9. مدیریت تامین/خرید (Procurement Management)
  10. مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)

در واقع مدیران و دیگر اعضای مرتبط با پروژه میبایست این حوزه های دانشی را بشناسند و از نحوه تاثیر گذاری آنها در پروژه و آنچه میبایست در قبال آنها در یک پروژه مدیریت شود اطلاع داشته باشند. علاوه بر این PMBOK پروژه را به 5 گروه فرآیندی تقسیم میکند. این 5 گروه عملا فازهای چرخه عمر پروژه هستند. این 5 گروه عبارتند از:

  1. آغازین (Initiating): فرآیندهای این فاز مرتبط با تعیین کلی محدوده یک پروژه و احذ تاییدات مرتبط است. خروجی این فاز “منشور پروژه” است.
  2. برنامه ریزی (Planning): فرآیندهای این فاز بر تعیین جزئیات محدوده، برنامه زمابندی، ریسکها و ذینفعان پروژه متمرکز است. خروجی اصلی این فاز “برنامه مدیریت پروژه” است.
  3. اجرا (Executing): فرآیندهای این فاز ناظر بر اجرای چیز است که در “برنامه مدیریت پروژه” (خروجی فاز قبل) تعیین شده است. خروجی اصلی این فاز “اقلام قابل تحویل پروژه” است.
  4. نظارت و کنترل (Monitoring and Controlling): فرآیندهای این گروه شما را در راستای مقایسه “اقلام قابل تحویل پروژه” با “برنامه مدیریت پروژه” راهنمایی میکنند. اگر انحرافات چشمگیر باشد مدیر پروژه تصمیم به ایجاد تغییرات برای برگرداندن پروژه در مسیر خواهد گرفت.
  5. خاتمه (Close): نهایتا فرآیندهای این گروه در زمان تکمیل یا اتمام پروژه بکارگرفته میشوند. مصنوعات پروژه در این فاز آرشیو شده و دانش پروژه مستند میشود.

در هر کدام از حوزه های دانشی و در فازهای مختلف پروژه فرآیندهای بوسیله PMBOK تعریف میشود. مجموع این فرآیندها در نسخه 6 برابر با 49 فرآیند است. جدول زیر پراکندگی این فرآیندها را در حوزه های دانشی و فازهای پروژه نشان میدهد. هر خانه از این جدول تعداد فرآیندهای مرتبط را مشخص میکند.

 

 آغازینبرنامه ریزیاجراینظارت و کنترلخاتمهجمع
مدیریت یکپارچگی112217
مدیریت محدوده 4 2 6
مدیریت زمانبندی 5 1 6
مدیریت هزینه 3 1 4
مدیریت کیفیت 111 3
مدیریت منابع 231 6
مدیریت ارتباطات 111 3
مدیریت ریسک 511 7
مدیریت تامین/خرید 111 3
مدیریت ذینفعان1111 4
جمع2241012149

 

آیا PMBOK یک استاندارد است؟

روی جلد نسخه چاپی PMBOK که بوسیله PMI منتشر میشود عبارت “Global Standard” به معنی استاندارد جهانی چاپ شده است. بعلاوه مهر سازمان استاندارد آمریکا ANSI نیز روی آن به چشم میخورد. اما آیا این دو نشاندهنده این هستند که PMBOK یک استاندارد است. باید گفت که در این مورد مناقشه زیادی وجود دارد. با اینکه لفظ استاندارد برای این مجموعه دانشی زیاد بکار میرود اما در متن خود آن نسبت به استاندارد بودن آن تصریحی نشده است. بعلاوه مهر سازمان استاندارد آمریکا مربوط به بخش کوچکی (حدود 40 صفحه) از متن این سند است که به عنوان استاندارد مدیریت پروژه از جانب ANSI شناخته میشود. این بدین معناست که مهر ANSI برای این است که این سند در بر گیرنده یکی از استانداردهای ANSI است که البته کمتر از 10 درصد کل سند را شامل میشود.

در مقاله ای در سایت PMI که به قلم Duncan, William R. در سال 1998 نوشته شده است این مسئله مورد توجه قرار گرفته و انواع استانداردها در سه دسته هنجاری، توصیه ای و تجویزی تقسیم شده اند و بر این اساس PMBOK واجد شرایط یک استاندارد دانسته شده است. اما واقعیت این است که حتی در بین سیاستگذاران PMI هم نظر واحدی در اینباره وجود ندارد.

آیا PMBOK تنها روش است

با آنکه بکارگیری PMBOK در مدیریت پروژه در سطح دنیا بسیار مرسوم است ما روشهای دیگری نیز هستند که از محبوبیت و کاربرد بالایی برخوردارند. یکی از آنها استاندارد PRINCE2 است که مخصوصا در کشور انگلستان، استرالیا و برخی کشورهای اروپایی دیگر مرسوم است. علاوه بر آن روشهای توسعه چابک (Agile) که بر پایه آنها متدولوژیهای متنوعی نظیر SCRUM ایجاد شده اند و شروع بکارگیری آنها از پروژه های توسعه نرم افزاری بوده است نیز در دو دهه اخیر توجه بسیار زیادی را به خود جلب کرده و موفقیتهای چشمگیری را داشته است. اینکه کدام یک از این رویکردها برای سازمان یا پروژه ای مناسب است بر اساس پارامترهای متنوعی تعیین میشود. برای مثال تقابل روشهای چابک با PMBOK در این مقاله ” انتخاب روش اجرا: مدیریت پروژه چابک در مقابل مدیریت پروژه سنتی و تاثیر بر PMIS “ مورد بررسی قرار گرفته است.

PMBOK و IPMP

در توسعه IPMP حوزه های دانشی و فرآیندهای PMBOK مد نظر قرار گرفته اند. اما IPMP هیچکاه ادعای تطابق مطلق با رویه های جزئی PMBOK را ندارد. به طور کلی باید گفت توسعه IPMP بر اساس تجربیات گروه توسعه و مشاوران در پروژه های داخلی خصوصا در حوزه نفت و گار (به صورت EPC) و عمرانی شکل گرفته است و کارایی خود را در عمل به اثبات رسانده است. ضمنا IPMP بکارگیری متدولوژی خاصی را در مدیریت پروژه اجبار نمیکند برای مثال ماژول مدیریت پروژه ها با متدولوژیهای حوزه Agile نیز در دست تهیه است و بزودی در اختیار مشتریان IPMP قرار میگیرد و همچنین برای بکارگیری موثر IPMP در پروژه هایی که به روش PRINCE2 مدیریت میشوند، مطالعه مستندات مربوطه IPMP به مدیران پروژه توصیه میگردد. همچنین برای مطالعه بیشتر این مطلب را مشاهده کنید: “تطابق IPMP با استاندارد PMBOK”.