1-تعیین شفاف انتظارات

در هنگام انتقال کسب و کار به دورکاری ، مدیران باید اولویت های خود را در زمینه ایجاد دستورالعمل ها و انتظارات روشن در اولویت قرار دهند. بیشتر تیم ها از گروه متنوعی از افراد تشکیل شده اند. برخی از کارمندان ممکن است تجربه کار از راه دور را داشته باشند ، در حالی که ممکن است برای برخی کار از خانه کاملا جدید باشد.  برای اطمینان از طراز شدن سطح کار افراد ، لازم است که شما فوراً انتظارات واضحی و واقعی را برای کل تیم خود تعیین کنید.

روشن نکردن انتظارات در شروع حرکت ، می تواند منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهم هایی در مسیر شود که می تواند باعث ایجاد اختلالات اساسی در گردش و عملکرد تیم شما گردد. مشخص کنید که تیم شما از چه ابزاری برای ارتباط و هماهنگی استفاده خواهد کرد ، ارتباط در چه چارچوب و در چه زمانهایی صورت میگیرد ، ساعات کاری در شرایط جدید چگونه است ، چگونه و چه زمان پروژه ها شروع میشود، به چه شکل پیش میروند و در چه زمانی پایان میابند و روش پرداخت حقوق و مزایای کارکنان در شرایط کنونی به چه شکلی خواهد بود. انتظارات شما باید نوشته شود ، از طریق ایمیل ارسال شود و به راحتی در دسترس کل تیم شما باشد. این تضمین می کند که همه از قوانین مطلع هستند و هیچ ابهامی در مورد انتظارات از افراد تیم وجود ندارد.

برای سازمانهایی با ساختار تخت توصیه میشود این راهکارها به صورت جمعی تدوین شوند و همه اعضا در تهیه آنها مشارکت کنند. نکته مهم دیگر بحث بازخورد و اصلاح است. به هر جهت تیم میبایست در کوتاهترین زمان نظم نوینی در مواجهه با شرایط بحران تدوین کند. این یعنی آنچه تدوین شده لزوما بهینه ترین حالت نیست. پس بعد از مدت کوتاهی ممکن است متوجه وجود برخی اشکالات در روشهای جدید تدوین شده شوید. پس چابک باشید و به تغییرات سلام کنید!

بعلاوه انتظارات کوتاه مدت ماهانه، هفتگی و روزانه مدیران پروژه و مدیران میانی سازمان نیز میبایست به صورت مستمر به افراد اعلام شده و پیگیری شود. انجام اینکار بدون بکارگیری ابزار مناسب ممکن نخواهد بود. این مسئله در بخش بعدی بررسی میشود.

2-بکارگیری ابزار مناسب

اگر شما انتظارات خود را به وضوح تعریف کرده اید ، وقت آن است که ابزارهای مناسبی را پیدا کنید که به تیم شما کمک کند آن انتظارات را برآورده کند و باعث شود روزهای کاری آنها به صورت روان و کارآمد اجرا شود. تحقیقات نشان میدهد که یک کارمند معمولی در زمان کار در اداره به طور متوسط 5 اپلیکیشن باز دارد. بنابراین انتخاب عاقلانه از بین ابزارهای نرم افزاری میتواند جلوی خستگی بیش از اندازه و سردرگمی کارمندان جهت پیگیری اطلاعات از بین تعداد زیادی نرم افزار را بگیرد.

صدها برنامه در این میان میتوانند کاندیدای انتخاب شما باشند. اغلب تیمها از ابزارهای پیامرسان با قابلیت ایجاد ویدئوکنفرانس استفاده میکنند. در این میان به خاطر داشته باشید که در این شرایط تقریبا تمامی سرویسهای مرتبط با این حوزه نظیر skype و zoom با افزایشهایی بیش از 500 درصدی در بکارگیری پهنای باند و منابع روبرو هستند و کیفیت سرویس آنها مانند قبل از شروع بحران نیست. پس اگر داری سرور اختصاصی هستید میتوانید با یک کارشناس جهت راه اندازی سرویسهای ویدئو کنفرانس اختصاص مشورت کنید. نرم افزارهای متن بازی مثل BigBlueButton میتوانند در این راه به شما کمک کنند.

برای تیمهای پروژه محور پیشنهاد ما بکارگیری یک محیط یکپارچه کاری است. جایی که بتوانید گفتگو کنید، فایل به اشتراک بگذارید، روی شکست کار پروژه متمرکز شوید، هزینه پروژه را مدیریت کنید و هر کدام از این کارها را به صورت جداگانه به افراد یا تیمهای جدا محول کنید. نرم افزار مدیریت پروژه IPMP این نیازها را به صورت یکپارچه برطرف میسازد و فضای کار مجازی مناسبی جهت تشکیل یک PMO از راه دور مهیا میسازد. علاوه بر موارد ذکر شده این نرم افزار برای مدیریت از راه دور پروژه ها امکانات و ابزارهای بسیار متنوع دیگری نیز دارد که با مراجعه به سایت ipmp.ir میتوانید به بررسی آنها بپردازید.

3-ایجاد فرهنگ اعلام حضور و وضعیت

ما به صورت روزانه در محیط کار عادت کرده ایم که همکاران خود را در حال کارکردن در کنار خود ببینیم. یکی از بزرگترین مشکلات تیمهایی که بصورت دورکاری فعالیت میکنند، رنگ باختن حس همکاری و همچنین عدم اطمینان از وضعیت کاری دیگر اعضای تیم است که میتوان منجر به بی اعتمادی اعضا نسبت به هم شود. طبق تحقیقات کاهش اعتماد به اعضای تیم یکی از بزرگترین آفتهای دورکاری است. وقتی شما به سختی در حال کار کردن هستید اما همکار شما پیامتان را جواب نمیدهد ممکن است با خود فکر کنید که مثلا “من اینجا در حال به سختی کار کردن هست اما مرتضی احتمالا در حال تماشای فیلم یا سریال مورد علاقه خود است”.

راهکاری که برای این معضل میتوان ارائه کرد، اعلام وضعیت کار در زمانهای مشخص از روز در رسانه ای مشخص است. برای مثال اعضای تیم موظف شوند یک ویدئو یا متن یا صدای بسیار کوتاه در ابتدای روز از کارهایی که میبایست انجام دهند برای دیگر اعضا منتشر کنند. بعلاوه در حین ساعات کاری هم میتوان زمانهای مشخصی برای اعلام وضعیت تعیین کرد. اعضای تیم نیز باید اجازه داشته باشند نسبت به این محتواها اعلام نظر کنند. این کار علاوه بر رفع مشکل مذکور باعث جلوگیری از بروز موازی کاری شده و هماهنگی بیشتر تیم را در پی خواهد داشت.

در سازمانهایی که از ابزارهای یکپارچه ای نظیر فضای کار مجازی پروژه IPMP استفاده میکنند این مسئله به صورت یکپارچه حل میشود. به این شکل که مثلا تیمهایی که از روش SCRUM جهت راهبری پروژه های خود استفاده میکنند در هر لحظه دقیقا مشخص است که کدام یکی از افراد در حال کار روی کدام بخش از کدام پروژه بوده و از چه زمانی درگیر کار مذکور است.

4-برگزاری جلسات خود را متوقف نکنید

اگر جزو تیمها و سازمانهایی هستید که به صورت مستمر در مورد انواع موضوعات طوفان ذهنی ایجاد کرده و به صورت جمعی تصمیم میگیرد، برای جلوگیری از آسیب دیدن این فرهنگ خوب سازمانتان باید فعالانه برخورد نمایید.  مراجعه به سوابق جلسات در سامانه مدیریت جلسات یا تایم شیت سازمان (مشابه آنچه در نرم افزار مدیریت پروژه IPMP وجود دارد) برای شما مشخص میکند که در هر زمینه ای به صورت متوسط چند جلسه در هفته داشته اید. این عدد را به عنوان یک هدف در نظر گرفته و نگذارید مجازی شدن جلسات باعث کمتر شدن این عدد شود (در واقع برخی توصیه میکنند این عدد باید در این وضعیت بیشتر شود)

5-نقش رهبری در گروه را پر رنگ تر از قبل پیگیری نمایید

بسیاری بر این عقیده اند که عبور از بحران نیازمند رهبران قدرتمند است و نه مدیران توانمند. اما آنچه واضح است این است که رهبری ذهنها نقش بسیار مهمی در عبور با کمترین آسیب از شرایط فعلی دارد. همانطور که در سند اخیرا منتشر شده موسسه مکنزی آمده است رهبران سازمان در شرایط بحران باید مراقب دو مسئله باشند: اولا بجای کوچک انگاری و انکار ابعاد تاثیر گذار و بزرگ بحران برای سازمان (جهت ایجاد اعتماد به نفس کاذب) به واقعیتها اشاره کنید. همچنین برای همه مشخص کنید که بحران یعنی شرایط غیر قابل پیش بینی. ثانیا تاکید کنید که با همفکری و همکاری و بکارگیری نقاط قوت فردی و سازمانی میتوان بحران را پشت سر گذاشت و یا حتی از آن بهره برداری کرد.

یکی دیگر از وظایف رهبری در شرایط فعلی کمک به افرادی در سازمان است که به هر علت نسبت به تغییر شرایط دچار مشکلاتی شده اند. کارمندانی که از نظر ذهنی برای آن آمادگی ندارند جزو این دسته هستند. با ارتباط بیشتر و مداوم با این گروه میتوان تا حدودی این مشکل را مرتفع کرد. همچنین حمایت از کارکنان خدماتی در این شرایط بر عهده نقش رهبری است. برای رهبران قدرتمند تر ایجاد کمپینهای مسئولیت اجتماعی برای کمک به افرادی از خارج سازمان که از این شرایط آسیب دیده اند نیز قابل توصیه است.

بعلاوه رهبران باید شرایط جدید کاری را که ممکن است به علت بحران با آنچه در قرارداد اعضای تیم ذکر شده منطبق نباشد در میان بگذارند، وضعیت قراردادهای کارفرما ها را در شرایط جدید با مدیران پروژه هماهنگ نمایند و برای ادامه بحران و پس از آن چشم اندازی مشخص تعریف کنند

6-خود را برای تغییر آماده کنید

اگر میخواهید جان کلام را درک کنید باید بگویم که هیچ کس، سازمان و حتی کشوری برای شرایط بحرانی به صورت کامل از قبل آماده نیست. بحران کنونی به اذعان بسیاری بزرگترین بحران بشر پس از جنگ جهانی دوم بوده است. پس بنابراین غیر قابل پیشبینی ترین شرایطی است که از دهه 1940 میلادی بشر به خود دیده است.

در این شرایط توصیه ها عوض میشوند، راهکارها رنگ میبازند، روشها تغییر میکنند و قطعا جهان بعد از این بحران هیچ وقت شبیه به جهان پیش از آن نخواهد شد. این تغییر همیشگی در کسب و کارها هم رخ خواهد داد. دورکاری قطعا جزو جدایی ناپذیر بسیاری از سازمانها باقی خواهد ماند. قوانین به نفع بکارگیری نیروی کار به شکل دورکاری تغییر خواهند کرد، سازمانها اقبال بیشتر به ابزارهای مناسب برای تشکیل تیمهای مجازی نشان خواهند داد و بسیاری تغییرات دیگر که اصولا قابل پیش بینی نیستند!

پس به صورت مرتب تغییرات را دنبال کنید و سازمان خود را  نیز از لحاظ ذهنی برای تغییرات مداوم آماده کنید. اگر در حال شروع پروژه ای جدید هستید منعطف ترین روشها را برای اجرا انتخاب کنید و اگر در حال اضافه کردن فردی جدید به سازمان هستید میزان انعطاف فرد و چند وجهی بودن قابلیتهای وی را دراولویت قراردهید. هیچ کس نمیداند که این شرایط برای چه مدت ادامه خواهد داشت و پس از آن با چه سرعتی و تا چه حدی آنچه پیش از این “شرایط عادی” میخواندیم باز خواهد گشت!