بهینه سازی دینامیک گردش کار با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

یک گردش کار بهینه به ترکیبی پویا از دقت، ساختار و سازماندهی نیاز دارد تا کارها را منظم انجام دهد. در غیر این صورت  اینگونه به نظر میرسد که حجم زیادی کار برای انجام دادن وجود دارد. تنها موضوع مهم داشتن گردش کار نیست بلکه مهمتر بهینه سازی کارآمد آن است. گردش کارها  هرگز به صورت یک کار شروع شده و پایان یافته نیستند بلکه فرآیندهای پویایی هستند که با یادگیری بیشتر در مورد اعضای تیم، پروژه، مخاطبان یا مشتری خود تغییر می کنند.

بهینه سازی گردش کار چیست؟

 

بهینه‌سازی گردش کار فرآیند تحلیل، طراحی مجدد و پیاده‌سازی گردش‌های کاری جدید برای نتیجه بخش تر کردن کسب‌وکار شما است. میتوانید آن را به عنوان یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی ناکارآمدی‌ها در فرآیندهای مدیریت پروژه خود و تغییر دادن آن‌ها تا زمانی که فرآیندهای کلی بهتری داشته باشید، در نظر بگیرید.

هدف نهایی بهینه سازی گردش کار این است که تیم شما کارآمدتر، سازنده تر و سودآورتر شود. حتی اگر فکر می کنید گردش کار فعلی شما، بهترین فرآیندهای صنعت را به تصویر می کشد، مطمئن باشید که همیشه جایی برای بهبود و پیشرفت وجود دارد.

آیا فکر میکنید اینگونه نیست؟ در ادامه چند نمونه از بهینه سازی گردش کار در عمل عنوان شده است:

 

• ورود خودکار داده ها: آیا کارمندانتان داده ها را به صورت دستی وارد میکنند؟ صفحات اکسل بیش از حد تکرار شونده هستند، همچنین زمان زیادی را باید صرف ورود اطلاعاتی کرد که ممکن است همراه با خطاهایی باشند. با اتوماسیون گردش کار، به اعضای تیم خود فرصت بیشتری میدهید تا برکارهای ضروری تمرکز کنند.
• بررسی صورت وضعیت: اگر تیم حسابداری شما صورت حساب ها را از طریق ایمیل دریافت می کنند و آنها را به صورت دستی وارد سیستم حسابداری می کنند، این کار بسیار سختی است. بهینه‌سازی گردش کار ابزارهای ثبت صورت وضعیت دیجیتالی را در اختیار افراد مالی شما قرار می‌دهد تا به‌روزرسانی‌ها، ارسال اعلان‌ها و ذخیره امضاهای دیجیتال را به صورت خودکار انجام دهد.
• ردیابی زمان: چند بار تیم خود را مجبور کرده اید تا تایم شیت را پر کنند؟ خوشبختانه، بهینه‌سازی گردش کار باعث می‌شود ردیابی زمان به آسانی انجام شود. بهینه‌سازی گردش کار به شما کمک می‌کند گردش‌های کاری موجود را درک کنید و حوزه‌هایی را که نیاز به کمی توجه دارند را شناسایی کنید. اگر کارها را به صورت متفاوتی آغاز کنید، کسب و کار شما موفق تر و سودآورتر خواهد شد.

مزایای بهینه سازی جریان کار موثر

 

ما میدانیم که سر شما شلوغ است! گاهی اوقات مدیریت همه پروژه‌های تعریف شده برای شما و یافتن زمان برای وارد کردن ابزارهای کاملاً جدید در فرآیندهایتان دشوار است.اما اگر فضای تنفس بیشتری می‌خواهید – به علاوه پروژه‌های بهتر که همه ذینفعانتان را شگفت‌زده کند – بهینه‌سازی گردش کار همان چیزی است که نیاز دارید. خبر خوب این است که بهینه سازی موفقیت آمیز گردش کار با مزایای زیادی همراه است.

 

• افزایش سودآوری: آیا کسی وجود دارد که پول بیشتر را نخواهد؟ با بهینه‌سازی گردش کار، به پارامترهای پر اهمیت توجه میکنید که همین مساله تأثیر مستقیمی بر کیفیت مهارت‌های تصمیم‌گیری شما دارد. همچنین خطاها را کاهش و بهره‌وری را افزایش می‌دهد که همین مهم باعث میشود پول بیشتری به حساب بانکی شما اضافه گردد.
• بهبود روابط با مشتری: مشتریان از شما انتظارات زیادی دارند. نود و هفت درصد از مشتریان گفته اند که تعاملات خدمات مشتری بر وفاداری آنها به برندها تأثیر گذارتر است – بنابراین فشاری بر مشتری نیست. روابط بهتر با وفاداری بیشتر مشتری مساوی است. بهینه سازی گردش کار مانند چسبی است که انتظارات مشتری و فرآیندهای تجاری را بهتر به هم وصل می کند.با گردش کار بهینه، تیم شما ظرفیت این را دارد که در زمان کمتری به مشتریان بیشتری کمک کند. درخواست‌های خدمات مشتری که روزها طول می‌کشید ممکن است به لطف گردش کار بهتر، در چند ساعت حل شود و همین امر باعث می شود مشتریان از شما راضی باشند.
• سیلوها و گلوگاه ها را بردارید: آیا می دانستید که سیلوهای داده باعث می شود کارمندان 12 ساعت در هفته را از دست بدهند؟ اگرچه که  این به 22 درصد از گلوگاه هایی که در بازاریابی و مدیریت پروژه  وجود دارد کمکی نمی کند. سیلوهای بین بخشی، حجم کاری نامعقول و فرآیندهای ناکارآمد فقط باعث کاهش سرعت شما می شود. اگر بر بهینه‌سازی گردش کار سرمایه‌گذاری کنید زمینه‌هایی برای اصلاح پیدا خواهد شد و میتوانید آن تنگناهای مزاحم را یک‌بار برای همیشه از بین ببرید.
• با اتوماسیون در زمان صرفه جویی کنید: اینگونه به نظر میرسد که اتوماسیون برای 60 درصد از مشاغل تیم شما میتواند مفید باشد. اما نگران نباشید، فناوری نوآورانه بخشی خارج از کار شما نیست – بلکه کارفرمایان می‌خواهند شما وقت آزاد بیشتری برای تمرکز بر روی کارهای مهم تر داشته باشید. به نوعی حذف کارهای تکراری. بهینه‌سازی گردش کار شامل وارد کردن فرآیندهای دستی زمان‌بر  به صورت خودکار است که برای صرفه‌جویی در زمان و راحت تر  شدن کارها مورد استفاده قرار میگیرد. چه سفارش خرید برای خریدار باشد و چه استخدام کارکنان جدید، نرم افزار اتوماسیون گردش کار، یک تغییر دهنده ی واقعی بازی است.
• افزایش رضایت کارکنان: هیچ کس دوست ندارد هر روز ساعت های زیادی را صرف کارهای یکنواخت و پیچیده مانند ورود داده ها کند. بهینه‌سازی گردش کار، کار همه را آسان‌تر می‌کند، و ما تضمین می‌کنیم که تیم شما قدر آن را خواهد دانست.

 

6 استراتژی بهینه سازی گردش کار برای یک گردش کار ساده

 

تا کنون متوجه شدیم که بهینه سازی گردش کار چقدر مهم است. اما در واقع چگونه این کار انجام می شود؟

همه ترفندهای مورد علاقه خود را دارند، اما این شش تکنیک بهینه سازی بهترین گزینه برای یک گردش کار موثر است.

 

• از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید

احتمالاً این مورد را از قبل میدانستید، اما اگر هنوز یک نرم‌افزار مدیریت پروژه پویا را به گروه فناوری خود اضافه نکرده‌اید، این نشانه ای است که فورا یک نرم افزار تهیه کنید. نه تنها نظارت وظایف، ارتباطات و اعضای تیم در یک محل را بر عهده  دارد، بلکه ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه انجام تجزیه و تحلیل گردش کار را آسان می کند.

اکثر ابزارهای مدیریت پروژه نیز به عنوان نرم افزار گردش کار عمل می کنند. این بدان معناست که نه تنها از مزایای مدیریت پروژه ها در یک پلتفرم بصری لذت می برید، بلکه می توانید آنالیز گردش کار را در سطح بالاتری با ویژگی های گزارش گیری مانند دشبورد و تجزیه و تحلیل انجام دهید. این بهترین راه برای نگاه کردن به گردش کار شما در سطح کلان و خرد است.

• پذیرش الگوها

آیا تیمتان پردازش مستندات، فلوچارت ها و دشبوردهای مدیریت پروژه را هر بار از ابتدا ایجاد می کنند؟ همین مساله باعث میشود که هر هفته ساعت های زیادی صرف تلاش بیهوده شود مخصوصا اگر از اسناد مشابهی استفاده میکنید. (اگر تیمتان هربار پردازش مستندات، فلوچارت ها و دشبورهای مدیریتی را از ابتدا ایجاد میکنند این امر باعث میشود که هر هفته زمان زیادی صرف تلاش بیهوده شود.)

• خودکار کردن چیزهایی که میتوانید(خودکار کردن ممکنات)

زمان زیادی  صرف  وارد کردن فرآیندها به صورت دستی میشود و همین امر منجر به گلوگاه های پروژه میگردد.  در این حالت بهترین هدیه ای که میتوانید به تیم خود بدهید اتوماسیون است. نمونه های زیادی از اتوماسیون برای بهینه سازی گردش کار وجود دارد، برخی از آنها در ادامه بیان میشود:

• ساده سازی پذیرش کارمندان با گردش کار پذیرش اتوماتیک (؟)
• پست های رسانه های اجتماعی از پیش برنامه ریزی شده
• انجام مدیریت سرنخ از طریق قوانین خودکار در پلت فرم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM).

نکته کلیدی این است که نرم افزار گردش کار بدون کد با اتوماسیون را انتخاب کنید. به این ترتیب، تیم شما می‌تواند هر نوع اتوماسیون گردش کار را به محتوای دلخواه خود اضافه کند، بدون اینکه از افراد خوب در فناوری اطلاعات کمک بگیرید.(؟)

• تصویر سازی گردش کار

گاهی اوقات نگاه مجدد به گردش کار میتواند مفید باشد. به‌جای مدیریت  انحصاری پروژه‌ها در نمای فهرست، برای تصویر سازی زوایای مختلف میتوانید از نرم‌افزار گردش کار استفاده کنید که از متدولوژی‌هایی مانند نمودار گانت یا تابلوی کانبان بهرمند است.

برای بهینه سازی گردش تصویر سازی ضروری است، زیرا تمام مراحل فرآیندهای کاری شما را آشکار میسازد. زمانی که بتوانید دقیقاً تمام مراحل کار آمد یا ناکار آمد را ببیند، بهبود فرآیند بسیار آسان‌تر خواهد شد.

به علاوه، نرم‌افزار مدیریت پروژه، به آسانی با گردش‌های کاری مختلف یا چندگانه کلنجار میرود تا زمانی که شماکارآمدترین روش‌را برای انجام کارها پیدا کنید.

• یک روش کار جدید را امتحان کنید

قصد ما این نیست که کل دنیای شما را خراب کنیم، اما اگر فکر می کنید که جریان کاری فعلی شما موثر نیست، ممکن است وقت آن رسیده باشد که چیز کاملا جدیدی را امتحان کنید. همه ی کسب‌وکارها از تکنیک‌های یکسانی بهره نمی برند، اما در ادامه برخی از متداول‌ترین روش‌ها برای بهینه‌سازی گردش کار را بیان کردیم:

• ناب: این بخش در تولید رایج‌تر است، اما می‌توانید اصول ناب را تقریباً برای هر چیزی اعمال کنید. با ناب، شما به دنبال حذف ضایعات هستید و تا آنجا که ممکن است از منابع محدود ارزش خود را کاهش دهید. به عنوان مثال: یک بیمارستان ممکن است مراحل غیرضروری را در فرآیند پذیرش بیمار حذف کند تا ضمن کاهش هزینه ها، کارها را سرعت بخشد.
• چابک: چابک یک رویکرد تکراری برای کارهاست که امکان بهبود و تعدیل مداوم را فراهم می کند. این روش در بین برنامه نویسان محبوب است زیرا بسیار متمرکز بر همکاری است. اما بخش های بازاریابی، فروش و سایر بخش های پروژه محور نیز از آن سود می برند.
• شش سیگما: اگر اهل آمار هستید، شش سیگما را دوست خواهید داشت. این روش در مورد استفاده از آمار برای کاهش تنوع عملکرد است. در تولید بسیار محبوب است، اما کسب و کارهای مبتنی بر عملکرد مانند مراکز تماس نیز از آن برای شناسایی شکاف‌ها در خدمات مشتری استفاده می‌کنند.

• تجهیز داده ها با تجزیه و تحلیل

مدیران پروژه مجموعه ای از داده ها را در اختیار دارند. مسئله این است که اکثر مدیران پروژه داده های زیادی در دست دارند، بنابراین تشخیص اینکه چه اطلاعاتی مهم هستند و چه چیزی فقط نویز پس زمینه است، دشوار است.

تجزیه و تحلیل داده‌های خام گزارش های عملی به شما میدهد که امیدواریم ناکارآمدی‌ها را در جریان کار شما تشخیص دهد.