در قسمت قبل به بررسی تعریف و مفهوم PMIS پرداخته شد، در این قسمت نیز به بررسی ارتباط PMIS با فرایندهای ۹ گانه مدیریت پروژه پرداخته می‌شود.
هدف از بکارگیری مدیریت پروژه، تلفیق حساب شده و منطقی سه عامل زمان، هزینه و عملکرد فنی است که بقای سازمان مدیریت پروژه را تضمین می‌کند. به این ترتیب مدیریت پروژه یک فرایند است که در طول عمر پروژه ادامه می‌یابد. به‌عبارت دیگر، مدیریت پروژه فرایندی است که در جریان دوره حیات پروژه را از آسان‌ترین راه تا بهترین نتیجه در راستای دستیابی به اهداف پروژه برنامه ریزی و هدایت می‌کند.
مدیریت پروژه در چارچوب 9 محدوده کلی فعالیت خود را انجام می‌دهد، با توجه به فرایندها و ارکان مدیریت پروژه به این نکته پی‌می‌بریم که هر یک از این ارکان نیازمند ساختار اطلاعاتی ویژه‌ای می‌باشند. از آنجائیکه نوع اطلاعات فرایندهای مختلف بسیار متنوع می‌باشد، به لحاظ مسئله انتقال این اطلاعات به ویژه در پروژه‌های بزرگ در بردارنده تمامی ابعاد، مهندسی تدارکاتی و اجرایی پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر در سیستم مدیریت پروژه باید عناصر اطلاعاتی همانند یک زبان مشترک در مراحل مختلف پروژه جریان یابند و مسئولین هر مرحله خروجی مرحله قبل را درک کرده و بر آن تصمیم گیری نمایند.
با پیچیده تر شدن سیستم‌های مدیریت پروژه که نتیجه مستقیم آن افزایش بیشمار متغیرهای تصمیم گیری است، ضرورت یک سیستم که بتواند اطلاعات مورد نیاز سازمان مدیریت پروژه را در زمان، کیفیت و شکل مناسب در اختیار قرار دهد بیش از پیش نمود پیدا می‌کند بدین منظور طراحی و اجرای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و در راستای پاسخگوئی به نیازهای اطلاعاتی مدیران پروژه ها امری غیر قابل اجتناب است.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بر آن است تا با جامع نگری در گردش اطلاعات، عوارض ناشی از عدم شفافیت و گردش نادرست اطلاعات در پروژه ها را به حداقل رسانده و در مدیران پروژه ها این اعتماد را ایجاد کند که اطلاعات مورد نیاز آنها را برای تصمیم گیری در زمان مناسب و شکل مطلوب در اختیارشان قرار دهد.
در قسمت‌های بعد به بررسی کارکردهای PMIS، مزایا و عوامل موفقیت آن پرداخته خواهد شد.