در دنیای امروزی با توجه به پیچیده ومتنوع تر شدن پروژه ها و در نتیجه افزایش متغیرهای تصمیم گیری، نیاز به “مدیریت پروژه” بیش از گذشته احساس می شود. هدف مهم و کار اصلی مدیریت پروژه رسیدن به اهداف پروژه با صرف زمان و هزینه بهینه و با کیفیت مطلوب است. برای دستیابی به موفقیت در پروژه، مدیران باید به اطلاعات کاربردی و مفید برای تصمیم گیری دسترسی داشته و یک فرآیند ساخت یافته و مستمر برای تولید و کنترل اطلاعات داشته باشند. علاوه بر این با توجه به پویایی غیر قابل اجتناب در سازمان ها و ضرورت حضور در فضای رقابتی، سرعت و دقت در انتقال اطلاعات برای تصمیم‌گیری مدیران نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است که قطعا با شیوه مدیریت دستی و سنتی و بدون کاربرد سیستم‌های اطلاعاتی محقق نخواهد شد. لذا در می یابیم استفاده از یک سیستم مدیریت اطلاعات در پروژه اجتناب ناپذیراست.
با توجه به اهمیت این موضوع در این سری از مطالب به بررسی تاثیرات و پیامدهای به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه در موفقیت پروژه و سازمان ها پرداخته می‌شود که در این قسمت در ابتدا و به بیان مفهوم PMIS پرداخته شده است.
سازمان و تک تک پروژه های آن نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای گردآوری، تنظیم و توزیع اطلاعات پروژه دارد. سیستم اطلاعات مدیریت سازمان، دارای برخی اطلاعات خواهد بود که برای پروژه‌ها بدان نیاز است، اما به مقداری اطلاعات اضافی مرتبط با پروژه هم نیاز است که در نتیجه فعالیت‌های پروژه تولید می‌شود.
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه شامل تمام اطلاعات موردنیاز گروه پروژه برای انجام فعالیت‌های آنها می‌باشد. این اطلاعات شامل اطلاعات بدست آمده از سازمان و مورد استفاده در هدایت پروژه به اضافه اطلاعات زمینه‌ای و موجود در خصوص پروژه می‌باشد.
در ادبیات مدیریت پروژه، سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر فناوری اطلاعات در ابتدا برای مدیران پروژه در حمایت از وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل، گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری ضروری تلقی می‌شدند. عملکرد اصلی یک PMIS این بود که “اطلاعات اساسی در مورد پارامترهای عملکرد هزینه زمان پروژه و رابطه متقابل این پارامترها” را به مدیران ارائه دهد.
بهترین تعریف از PMIS که تاریخچه و تکامل PMIS را نیز شفاف می‌کند این است که سیستم اطلاعات مدیریت پروژه سیستمی است جامع و یکپارچه، کامپیوتری و کاربرآشنا که اطلاعات مفید را برای تصمیم گیری مدیران پروژه ارائه می‌کند. در این تعریف 4 نکته باید مورد توجه قرار گیرد:
الف) یکپارچگی: منظور آن است که سیستم اطلاعات مدیریت پروژه باید بتواند امکان استفاده مدیران پروژه متعدد را از یک بانک اطلاعاتی مشترک امکان پذیر سازد. سیستم‌های اولیه انفرادی بودند و ارتباطی بین داده‌ها و اطلاعات و کاربران وجود نداشت
ب) رایانه محور: چرا که با توجه به حجم عظیم اطلاعات امروزه و اهمیت سرعت پردازش و دقت و صحت اطلاعات سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه بدون کامپیوتر مفهومی ندارد.
ج)كاربر ماشين: در سیستم‌های اطلاعات نوین باید کاربر و ماشین با هم در تعامل باشند. امروزه سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی می‌شوند که کاربران به راحتی می‌توانند با آنها کار کنند و به اصطلاح (user-friendly)هستند.
در قسمت‌های بعد به بررسی رابطه فرایندهای ۹ گانه مدیریت پروژه با PMIS ،کارکردهای PMIS، مزایا و عوامل موفقیت آن پرداخته خواهد شد.