درس قبل: مدیریت برون سپاری در فاز مهندسی

طی جلسه­ های گذشته تقریباً هرآنچه که راجع به مدیریت اسناد و مدارک مهندسی در سازمانهای پروژه محور مهندسی موضوعیت دارد مطرح شد و سعی شد که کلیه مباحث این حوزه با رویکرد مدیریت پروژه­های مهندسی تشریح گردد. در جلسه گذشته نیز در خصوص مدیریت برون­سپاری در فاز مهندسی صحبت شد و موارد لازم نظیر گردش کار، نقش DCC، الزامات قراردادی، فرایند اجرا در مدیریت برون­سپاری در استاندارد PMBOK و اندکی راجع به اهمیت به کارگیری سامانه های مدیریت پروژه در برون­سپاری مهندسی صحبت کردیم.

در جلسات مختلفِ گذشته به صورت پراکنده و در هرجا ضرورت ایجاب می­نمود اشاراتی به فواید بهره­برداری از سامانه­های مدیریت پروژه داشته­ایم ولیکن در این جلسه که جلسه پایانی آموزش مدیریت اسناد و مدارک در پروژه­های مهندسی می­باشد می­خواهیم قدری مفصل­تر به مقوله به کارگیری سامانه­های مدیریت پروژه و ضرورت آن در پروژه­های مهندسی بپردازیم.

معمولاً در سامانه­های مدیریت پروژه ماژولی به نام مهندسی وجود دارد که به مدیریت اسناد و مدارک مهندسی می­پردازد و از آن به EDMS تعبیر می­گردد. این ماژول کلیه بخشهای لازم برای مدیریت مدارک مهندسی را در بر می­گیرد. رکن محوری در ماژول مهندسی، مدرک یا سند مهندسی است که کلیه کارها با محوریت آن صورت می­پذیرد. کارهایی نظیر تأیید مدرک مهندسی، اظهارنظر بر روی آن، دستگردانی مدرک مهندسی بین دیسیپلینهای دیگر، ارسال مدرک از طریق مرسوله داخلی در داخل سازمان، ارسال مدرک از طریق مرسوله صادره به خارج از سازمان، ارائه نقطه نظرات کارفرما بر روی مدرک مهندسی در قالب کامنت شیت، تهیه پاسخ بر روی کامنتهای کارفرما در قالب ریپلای شیت، مدیریت ویرایش مدرک مهندسی و مواردی از این دست همه و همه جزء ابزارهای مدیریت پروژه مهندسی در ماژول EDMS می­باشند. همانطور که در جلسه قبل مطرح شد اگرچه فاز مهندسی بخش کوچکی از پروژه به لحاظ مبلغ می­باشد ولیکن پیچیدگی و تنوع زوایای مختلفی که در مهندسی مطرح است از یک سو و لزوم دنباله­گیری و بازیابی تاریخچه فعالیتهای صورت پذیرفته و دسترسی به کلیه مستندات و کاربران مختلفی که در تهیه، بازنگری و اظهارنظر بر روی آن مستندات و مدارک نقش داشته­اند از سوی دیگر، اهمیت به خدمت گرفتن سامانه­های مدیریت اسناد و مدارک مهندسی را اثبات می­نماید.

دانلود جلسه بیستم