بحران جهانی ناشی از ویروس کرونا (Covid-19) منجر به اتخاد راهکار دورکاری و مدیریت پروژه مجازی بوسیله سازمانها و شرکتها و بعضا به صورت قهری توسط دولتها شده است. مدیران در سراسر دنیا به دنبال راهکارهایی هستند که هرچه سریعتر بتوانند خود را با دورکاری حداکثری نیروی کار تطبیق دهند.

سازمانهای پروژه محوری که از پیش با بکارگیری ابزارهای مدیریت پروژه مجازی، زیرساخت لازم برای تعامل مدیران، تیمهای اجرایی و فنی و دیگر ذینفعان پروژه را فرآهم کرده بودند در این دوره با مشقتهای کمتری روبرو هستند. اما باید گفت ابعاد بحران کنونی چنان گسترده است که هیچ سازمانی را بی نصیب نگذاشته است و سازمان‌ها به دنبال راهکار دورکاری برای کارکنان خود هستند. چرا که دورکاری اجباری 100 درصد نیروی کار سناریویی نبوده که محتاط ترین سازمانها نیز آن را محتمل بدانند.

نرم افزار IPMP) www.ipmp.ir) امکان مدیریت پروژه مجازی را برای تیم پروژه فراهم میکند. همچنین امکانات متنوع این نرم افزار مدیریت پروژه مجازی، ابزارهای لازم برای تشکیل تیمهای مجازی پروژه در سطوح فنی را نیز فراهم میکند. یکی دیگر از ویژگیهای ممتاز این نرم افزار این است که امکان مدیریت پروژه مجازی و سبد پروژه ها(پورتفولیو) نه تنها در سطح سازمان، بلکه در سطح هولدینگها را نیز داراست. بعلاوه این نرم افزار یکی از معدود نرم افزارهایی است که امکان مدیریت انواع پروژه ها با روشهای اجرایی کلاسیک (مثلا بر اساس استاندارد PMBOK) را در کنار اجرا با روش های چابک (Agile) نظیر چارچوب اسکرام (SCRUM) فراهم می آورد و بدین شکل امکان مدیریت، دسترسی و گزارش گیری یکپارچه در سطح سازمان و هولدینگ برای تمامی پروژه ها وجود خواهد داشت.

نرم افزار مدیریت پروژه مجازی IPMP) IVS Project Management Package) یک نرم افزار سازمانی تحت وب محصول شرکت ایده‌ورزان (www.ivs.ir) است که از حدود 10 سال قبل برای سازمانهای پروژه محور، شرکتهای دارای یک یا چند پروژه فعال و هولدینگهایی با دهها شرکت زیر مجموعه و صدها یا هزاران پروژه طراحی شده و هم اکنون بیش از 15 هزار پروژه در سراسر کشور در زمینه های فناوری اطلاعات، زیرساخت و مخابرات، عمران، نفت، گاز، پالایش و پتروشیمی، خط لوله، آب و فاضلاب، تحقیق و توسعه و شهرسازی از این نرم‌افزار جهت مدیریت پروژه های خود استفاده میکنند. برای آشنایی بیشتر به آدرس www.ipmp.ir مراجعه نمایید

 

برای تیمهای پروژه

تیمهای پروژه ای که از روشهایی مانند SCRUM و یا Kanban Board  به عنوان راهکار دورکاری پروژه استفاده میکنند به فضای کار مجازی پروژه دسترسی دارند. در این فضا هر فرد کارهای خود و کارهای مرتبط با خود مشاهده میکند. مشخصاً تعداد، حجم و اولویت کارهایی که در صف انجام برای هر فرد قرار دارد توسط مدیر تیم قابل مشاهده بوده و امکان تخصیص کارهای جدید به افراد وجود دارد. همچنین مشخص است که هر فرد از چه زمان در حال انجام کار (یا کارهای) جاری خود است. بعلاوه از گزارشات قبلی میتوان دریافت که به طول مشخص هر فرد در هر برش زمانی به چه میزان حجم از کار میتواند رسیدگی کند.

محیط کار مجازی IPMP در حالت تخته اسکرام

محیط کار مجازی IPMP در حالت تخته اسکرام

امکان تعامل افراد با یکدیگر در محیط چت، نظر گذاشتن و پاسخ دادن روی کارها، اشتراک گذاری فایل و ارتباط صوتی و تصویری با دیگران (در صورت تامین زیرساخت) از امکانات این بخش است.

IPMP دارای پیامرسان داخلی با امکان انتقال پیامهای متنی، تصویری و فایل است.

IPMP دارای پیامرسان داخلی با امکان انتقال پیامهای متنی، تصویری و فایل است.

 

محیط عمومی چت IPMP با امکان ارسال تصویر و فایل

محیط عمومی چت IPMP با امکان ارسال تصویر و فایل

 

همچنین تمامی زمانهای کاربران با استفاده از تایم شیت قابل ردگیری است ماژول تایم شیت نرم افزار ایده ورزان امکانات متعددی نظیر محاسبه کارکرد، مدیریت مرخصی با چرخه تایید، امکان تعیین چرخه تایید برای تایم شیت به صورت سازمانی و پروژه ای، امکان محاسبه زمان و هزینه نیروی انسانی به تفکیک بخشهای مختلف پروژه و … را دارد.

صفحه ثبت تایم شیت کاربران

صفحه ثبت تایم شیت کاربران

 

بعلاوه این امکان وجود دارد که تمامی فایلهای پروژه به صورت متمرکز در بخش مدیریت اسناد پروژه مشاهده، دسته بندی و ویرایش شوند.

 

فضای مدیریت فایلها و مستندات پروژه

فضای مدیریت فایلها و مستندات پروژه با امکان تجمیع فایلهای مرتبط با قراردادها، صورت وضعیتها،
بخشهای مختلف WBS، جلسات و …

 

فضای مدیریت فایلها و مستندات پروژه

فضای مدیریت فایلها و مستندات پروژه با امکان تجمیع فایلهای مرتبط با قراردادها، صورت وضعیتها،
بخشهای مختلف WBS، جلسات و …

 

یکپارچگی با سیستمهای مدیریت کد منبع (Source Control)

برای شرکتهای نرم افزاری و دیگر شرکتهایی که از انواع سامانه های مدیریت کد منبع (خانواده SVN و خانواده Git) استفاده میکنند این امکان وجود دارد که سامانه مدیریت کد منبع خود را با IPMP یکپارچه کنند. در این صورت مشخص خواهد بود که در زمان رسیدگی به کدام کار چه خطهایی از کد در کدام فایلها تغییر کرده و یا اضافه و حذف شده اند.

امکان ارائه دسترسی به تمامی ذینفعان پروژه

با توجه به زیرساخت پیشرفته و ماتریسی مدیریت امنیت IPMP این امکان را خواهید داشت تا برای ثبت انواع تیکت و یا مشارکت در توسعه به عنوان نماینده کارفرما به کاربران مختلف دسترسی با سطوح مختلف تخصیص دهید.

مدیریت اطلاع رسانی و انتقال اطلاعات

یکی از مهمترین نیازمندی ها در شرایط کنونی انتقال اطلاعات و اطلاع رسانی است. در سامانه IPMP شما می­توانید جلسات خود را تنظیم کنید، اطلاع رسانی را به وسیله ایمیل یا پیامک انجام دهید و ذینفعان پروژه من جمله تیم پروژه از تمامی تغییرات و وقایع در سامانه مطلع خواهند شد و بدین شکل تصمیم گیری ها حتی نسبت به حالتی عادی هم دقیق تر خواهد بود.

 

برای مدیران پروژه، سازمان و هولدینگ

مدیران پروژه میتوانند در هر لحظه وضعیت بخشهای مختلف پروژه، تیمهای پروژه، پیشرفت و مصرف منابع پروژه، جریان نقدی پروژه، وضعیت قراردادها و .. را برای هر تعداد پروژه ای که به صورت همزمان در حال مدیریت آنها هستند در داشبورد پروژه ها رصد و مدیریت کنند.

نمونه ای از داشبورد پروژه

نمونه ای از داشبورد پروژه

 

نکته مهم این است که کاربران میتوانند به سلیقه خود از بین ویجتهای موجود در سامانه استفاده کرده و داشبورد خود را بچینند. این داشبوردها در سطح پورتفولیو و حتی سازمان نیز ادامه پیدا میکنند:

داشبورد کلی سازمان شامل تمامی پروژه های فعال

داشبورد کلی سازمان شامل تمامی پروژه های فعال

 

داشبورد کلی سازمان شامل تمامی پروژه های فعال

داشبورد کلی سازمان شامل تمامی پروژه های فعال

 

همچنین با استفاده از اطلاعات کسب شده از بخش تایم شیت، وضعیت کارکرد نیروی انسانی برای مدیران پروژه به صورت مستمر قابل دسترس است.

گزارش کل زمان صرف شده در سازمان به تفکیک دیسیپلین

گزارش کل زمان صرف شده در سازمان به تفکیک دیسیپلین

 

گزارش کل زمان صرف شده در سازمان به تفکیک پروژه در بازه زمانی انتخاب شده

گزارش کل زمان صرف شده در سازمان به تفکیک پروژه در بازه زمانی انتخاب شده

 

گزارش زمان صرف شده بوسیله افراد در بازه های زمانی مختف برای مدیریت پروژه مجازی

گزارش زمان صرف شده بوسیله افراد در بازه های زمانی مختلف