هر چند به طور عمومی PMO به دفتر مدیریت پروژه اطلاق میشود اما در حقیقت این واژه ممکن است مخفف یکی از عبارتهای ذیل باشد.

  • Project Management Office
  • Program Management Office
  • Portfolio Management Office

با توجه به نزدیکی هر سه مورد در برخی متون جدید از عبارت P3O استفاده میشود که در واقع مخفف

Portfolio, Program and Project Offices

است. ما از همان عبارت سنتی PMO در این متن استفاده میکنیم.

سالهاست سازمانهای پروژه محور با مشکل عدم همخوانی نظامهای مدیریت پروژه در پروژه های مختلف ذیل خود مواجه هستند. در برخی سازمانها حتی دیده میشود سطح بلوغ مدیریت پروژه در ساختار یک پروژه به شکل دردناکی پایین تر از پروژه دیگر در خود همان سازمان است.

بنابراین حتی انتقال افراد از یک پروژه به پروژه دیگر به راحتی ممکن نیست و آموزشهایی که میبایست معمولا شکل استاندارد داشته باشند جای خود را به روشهای انتقال استاد شاگردی در پروژه های سازمان داده اند.

امکان گزارش گیری یکپارچه در پروژه های سازمان و حتی در پروژه هایی که در یک پورتفولیو قرار دارند نیز در این سازمانها ممکن نیست. بعلاوه در این سازمانها معمولا اشتباهات در پروژه ها تکرار شده و چیزی به اسم مدیریت دانش در حوزه مدیریت پروژه وجود خارجی ندارد.

بنابراین سازمان حتی از پروژه های خود نیز درس نمیگیرد. همچنین بازگشت به گذشته در پروژه های اینگونه سازمانها و بررسی آنها با توجه به مشخص نبودن فرآیندها کار بسیار طاقت فرسایی است.

راه اندازی PMO در سازمانهای پروژه محور گامی است در جهت حل این مشکلات. PMO در عمل به سازمانها جهت همسو کردن و تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه کمک میکند.

هر چند برای وظایف PMO استاندارد مدونی وجود ندارد اما در تمام تعاریف وظایفی همچون هماهنگی، پشتیبانی، آموزش و ارتقاء سطح دانش سازمانی، تدوین نظام نامه ها، خط مشی ها و فرآیندها و همچنین نظارت بر مدیریت پروژه های مختلف سازمان  برای این ساختار سازمانی بر شمرده شده است.

یکی از خدمات ایده‌ورزان در سازمانها استقرار نظام مدیریت پروژه و همچنین راه اندازی دفتر PMO است. این خدمت معمولا با سنجش سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان با استفاده از استاندارد OPM3 شروع شده و با تدوین فرآیندها بر اساس استاندارد PMBOK (نسخه ۶) ادامه می یابد.

کلیه این فرآیند بوسیله کارشناسان خبره و دارای مدارک معتبر (نظیر مدرک PMP) صورت گرفته و معمولا با توجه به حوزه فعالیت سازمان کارفرما مشاورانی نیز به این تیم افزوده میشوند.

بسته به نوع قرارداد در ارائه این راهکار، طیفی از خدمات مانند تدوین و اصلاح فرآیندهای سازمانی حوزه مدیریت پروژه، تهیه فرمتهای مورد نیاز، تعیین شرح وظایف و ساختار سازمانی پروژه و PMO تا تهیه و راه اندازی ابزار مربوطه (نرم افزار IPMP به همراه سفارشی سازیهای احتمالی) ارائه میگردد.